Règlement d’Ordre Intérieur

LE RESPECT DE TOUS LES POINTS DE CE REGLEMENT VAUT TANT POUR ENTRER QUE POUR RESTER DANS LE CHALLENGE.

1. Le nombre de courses pour l’ensemble du Challenge ne pourra pas être supérieur à 21 joggings.

2. La distance exacte ainsi que le tracé du parcours seront affichés au secrétariat de l’épreuve. Toute information spécifique (par ex. : transport par bus, horaire de remise des prix, changement de parcours, consignes concernant la course,…) doit être affichée

3. Les autorisations nécessaires auprès des autorités responsables sont de la seule responsabilité du comité organisateur local.

4. Il appartient à l’organisateur de prendre contact avec un représentent de l’ASBL HuyForTrail afin d’organiser la récupération du matériel (arche obligatoire, visuels des sponsors obligatoires…) au plus tard 72 heures avant l’épreuve.

5. L’ouverture du local d’inscription doit se faire minimum 1 heures avant le départ du jogging. Le responsable local doit prévoir le personnel nécessaire afin de gérer les inscriptions sur place.

6. Il n’y a pas de pré-inscription sauf pour d’éventuelle(s) course(s) en dehors du Challenge. Dans ce cas, l’organisateur devra le préciser à l’ASBL HuyForTrail au moins 1 mois avant l’événement afin que les démarches auprès de la société de chronométrage qui, dans ce cas, s’occupera des inscriptions soient accomplies.

7. Le fléchage du parcours sera effectué le plus tard possible, il sera vérifié afin de garantir la fiabilité du tracé.

8. L’organisateur doit garantir un signaleur à chaque carrefour dangereux, les changements de direction critiques doivent également être assurés par des signaleurs.

9. Répartition des ravitaillements. (minimum) 1 ravitaillement + arrivée pour la course Classic (10 km) Plus si forte chaleur. Ravitaillement sur le parcours : minimum : eau …Ravitaillement à l’arrivée : eau et boisson énergétique (ou eau sucrée ou fruit, biscuits …).

10. De préférence, le circuit sera ouvert par un véhicule, soit par un cyclomotoriste soit par un cycliste.

11.Les dossards seront fournis par l’ASBL HuyForTrail et/ou par la société de chronométrage.

12.Droit d’inscription des concurrents Challenger Classic, par épreuve : maximum 7,00 €. Droit d’inscription des concurrents non Challenger Classic par épreuve : maximum 8,00 €. Une participation de 2 € par concurrent Challenger sera ristournée à l’ASBL HuyForTrail. L’ASBL HuyForTrail adressera une facture dans les 5 jours qui suivront l’épreuve pour cette rétribution.

13.Droit d’inscription des concurrents Challenger Starter par épreuve : maximum 6,00 €. Droit d’inscription des concurrents non Challenger Starter par épreuve : maximum 7,00 €. Une participation de 2 € par concurrent Challenger sera ristournée à l’ASBL HuyForTrail. L’ASBL HuyForTrail adressera une facture dans les 5 jours qui suivront l’épreuve pour cette rétribution. Cette somme participera à l’achat des cadeaux remis aux lauréats du Challenge lors d’une soirée de fin d’année. La soirée de clôture est organisée et prise en charge par l’ASBL HuyForTrail.

14. Si un organisateur souhaite organiser d’autres épreuves (distances plus longues ou plus courtes que les courses du challenge Classic ou Starter) lors de sa course, il sera libre de fixer le prix d’inscription qu’il souhaite pour ces distances.

15.Le chronométrage sera assuré par la société Global Pacing. L’ASBL HuyFor-Trail a obtenu un tarif préférentiel forfaitaire de 317,02€ TVAC pour le chronométrage de la course Classic, de la course Starter et d’une éventuelle course enfant. Toute organisation d’une course supplémentaire entrainera des frais de chronométrage supplémentaires (0,61€/coureur TVAC). Il appartient à l’organisateur de prendre contact avec le chronométreur dans les 48h qui précèdent la course afin de convenir de l’horaire de la course. Global Pacing adressera une facture à l’organisateur pour la prestation effectuée.

16.L’organisateur sera tenu de prévoir une tonnelle ou tout autre abri qui permettra au chronométreur de s’installer à l’abri des intempéries. Cet abri sera positionné au niveau de la ligne d’arrivée de manière à ce que le chronométreur puisse voir la ligne d’arrivée. Une table sera également prévue sous cet abri pour le matériel nécessaire au chronométrage. Enfin, il sera prévu une ligne électrique réservée au chronométrage.

17.Le classement de chaque épreuve sera établi par la société de chronométrage Global Pacing dès que le dernier coureur de l’épreuve aura franchi la ligne d’arrivée.

18.Global Pacing garantit le chronométrage de tous les concurrents pour autant qu’ils terminent la course Classic en moins de 2 heures.

19.Toute réclamation concernant les classements devra être adressée exclusivement à la société Global Pacing uniquement via l’adresse e-mail info@globalpacing.com. Il ne sera donné aucune suite aux réclamations introduites via tout autre canal ou passé un délai de 7 jours après une épreuve.

20.La proclamation des résultats aura lieu dès que les 3 concurrents qui seront sur un podium seront arrivés. Les récompenses podiums Classic et Starter (bouquets, produits régionaux, bouteilles,…) seront remis minimum aux trois premiers Hommes et Femmes du scratch sur chacune des épreuves. L’organisateur peut récompenser les autres podiums en respectant les catégories Challenge. Les récompenses seront exposées au moment des inscriptions.

21.Il est recommandé aux organisateurs locaux de prévoir une assistance médicale sur place.

22.L’organisateur s’engage impérativement à disposer l’ensemble des visuels fournis par l’ASBL HuyForTrail relatif aux différents sponsors au centre de course et aux abords de la ligne d’arrivée.

23.Si l’organisation locale possède des sponsors différents et concurrentiels des partenaires du Challenge, les publicités (banderoles, drapeaux, etc.) ne pourront pas faire l’objet d’une comparaison visuelle possible sur le site d’arrivée de la course. Les sponsors du Challenge auront la priorité. Aucun visuel relatif à un média autre que SudInfo n’est autorisé sur les courses. Aucun autre visuel relatif à un autre équipementier de sport autre que TraKKs et Inverse Teams BeNeLux ne sont autorisés sur les épreuves.

24.A partir du mois de mars 2024, chaque organisateur devra proposer la bière du Challenge. Celle-ci sera +/- mise en avant selon la volonté de l’organisateur mais devra être proposée. L’organisateur devra s’approvisionner auprès de l’ASBL HuyForTrail.

25.L’organisation de courses enfants est sous l’entière responsabilité de l’organisateur.

26.Le règlement général (concurrents) fait partie intégrante de ce règlement et doit être respecté.

27.Les critères de qualité font partie intégrante de ce règlement et doivent être respectés.

28.Une enquête de satisfaction sera envoyée aux coureurs à l’issue de l’épreuve. L’organisateur recevra, dans les jours qui suivent, la synthèse de cette enquête.

29.Chaque organisateur est responsable de la promotion et de la diffusion de la publicité relative à son épreuve.

30.Une cotisation annuelle s’élèvera à 50€ pour la saison 2024.

31.Il est rappelé que l’organisateur est pleinement responsable des inscriptions. Il n’y aura pas de pré-inscription sur les courses du Challenge.

32.L’organisation de la course proprement dite (ligne de départ, fléchage du parcours), signaleurs, sécurité, vestiaires, surveillance des vestiaires, ravitaillement, ligne d’arrivée, bar, parking, etc.) ainsi que le contrôle de la bonne régularité de l’épreuve incombent aux organisateurs locaux.

De ce fait, en aucune façon l’ASBL HuyForTrail ne pourra être tenue responsable pour un accident, un incident ou un fait de vol avant, pendant et après la course.

33. Les comptes doivent être réglés dans la semaine qui suit l’événement.

34. La récupération des dossards le jour même de la course est du ressort de l’organisateur local.

35. Un dossard détérioré ou non restitué à l’ASBL HuyForTrail et/ou à la société de chronométrage le jour de la course coûtera 4€ HTVA à l’organisateur.

36. L’organisateur s’engage à fournir les éléments/informations suivants :

– Les informations relatives à sa course (au moins un mois avant l’épreuve afin que la communication puisse être réalisée efficacement)

– Des visuels de qualité afin de réaliser la communication sur les réseaux sociaux et les sites internet spécialisés

– Toutes informations utiles à communiquer aux coureurs dans les heures qui précèdent la course (parking, accès, type de chaussures en fonction de la météo…)

37. En dehors de ces critères, chaque organisation garde ses propres caractéristiques.

Le Challenge Hesbignon est une organisation de l’ASBL HuyForTrail en collaboration avec LA MEUSE.