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RÈGLEMENT DES ORGANISATEURS – CHALLENGE HESBIGNON 2026

Le respect intégral de ce règlement est obligatoire pour entrer et pour rester dans le Challenge.

Avec l’engouement croissant pour les courses du Challenge, chaque organisation proposera des départs distincts pour la petite et la grande course. Le départ de la grande course est fixé à 10:15 et le départ de la petite course est fixé à 10:30 pour l’ensemble des courses qui se déroulent le dimanche matin.

I. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. Le nombre total de courses composant le Challenge ne peut pas dépasser 25 joggings.

2. La distance exacte et le tracé du parcours doivent être affichés clairement au secrétariat de l’épreuve. Toute information utile (transport, horaires, modification de parcours, consignes…) doit également être communiquée visiblement.

3. Les autorisations requises auprès des autorités sont sous la seule responsabilité de l’organisateur local.

4. L’organisateur doit contacter un représentant de l’ASBL HuyForTrail au plus tard 72 h avant l’épreuve afin d’organiser la récupération du matériel obligatoire (arche, visuels sponsors…).

5. Le secrétariat doit ouvrir minimum 1 heure avant le départ. L’organisateur doit prévoir un personnel suffisant pour gérer les inscriptions (minimum 8 personnes).

II. INSCRIPTIONS ET PARTICIPATION

6. Les préinscriptions concernent exclusivement les coureurs Challengers.

7. Les montants issus des préinscriptions seront reversés par l’ASBL HuyForTrail au plus tard le deuxième lundi de chaque mois, et au plus tard un mois après la tenue de l’épreuve pour les derniers préinscrits avant l’épreuve.

8. Le fléchage du parcours doit être effectué le plus tard possible et vérifié afin d’assurer la fiabilité du tracé.

9. L’organisateur doit prévoir un signaleur à chaque carrefour dangereux.

Les changements de direction critiques doivent être sécurisés.

10. Répartition des ravitaillements :

  • Course Classic (±10 km) : minimum 1 ravitaillement + arrivée (ajuster en cas de forte chaleur).
  • Ravitaillement sur le parcours : eau minimum.
  • Ravitaillement à l’arrivée : eau + boisson énergétique ou équivalent (eau sucrée, fruits, biscuits…).

11. De préférence, le circuit sera ouvert par un véhicule, un cyclomotoriste ou un cycliste.

12. Les dossards sont fournis par l’ASBL HuyForTrail et/ou la société de chronométrage.

13. Frais d’inscription :

  • Coureurs Challengers (Starter/Classic) : 7 € en préinscription en ligne (+1 € de frais).
  • Coureurs non Challengers : 9 €, uniquement sur place.

Une participation de 3 € par coureur Challenger est reversée à l’ASBL HuyForTrail.
L’ASBL enverra une facture dans les 5 jours suivant l’épreuve.
Cette contribution finance notamment les cadeaux remis lors de la soirée de clôture.

14. Si l’organisateur propose d’autres distances (plus longues ou plus courtes), il est libre d’en fixer le prix.

III. CHRONOMÉTRAGE

15. Le chronométrage est assuré par Global Pacing.

Tarif forfaitaire obtenu par l’ASBL pour : Classic + Starter + éventuelle course enfants :
➡️ 363 € TVAC, pour maximum 300 coureurs.
Au-delà : 0,91 € TVAC par coureur supplémentaire.

Toute course ajoutée entraîne des frais supplémentaires.

L’organisateur doit contacter le chronométreur dans les 48 h avant la course pour confirmer l’horaire.

Global Pacing adressera ensuite sa facture directement à l’organisateur.

16. L’organisateur doit prévoir une tonnelle ou structure abritée au niveau de la ligne d’arrivée pour la société de chronométrage, ainsi qu’une table pour son matériel.

17. Le classement sera établi dès que le dernier coureur aura franchi la ligne d’arrivée.

18. Le chronométrage est garanti pour tout concurrent terminant la course Classic en moins de 2 h.

19. Réclamations :

Toute réclamation doit être envoyée exclusivement par e-mail à : info@globalpacing.com
Aucune autre voie ne sera acceptée.
Délai maximum : 7 jours après l’épreuve.

IV. PROCLAMATION & RÉCOMPENSES

20. La proclamation des résultats doit se tenir :

  • dès que les trois premiers concurrents du podium sont arrivés, et
  • au plus tard à 12h15.

Les récompenses doivent être remises à l’ensemble des catégories représentées sur les différents podiums. Les récompenses remises aux podiums des différentes catégories peuvent être symboliques alors que les lots plus importants sont à destination des vainqueurs au scratch.
Les récompenses doivent être visibles dès les inscriptions.

V. SÉCURITÉ, PROMOTION ET SPONSORS

21. Une assistance médicale sur place est fortement recommandée.

22. Les visuels fournis par l’ASBL HuyForTrail doivent être installés au centre de course et près de l’arrivée.

23. En présence de sponsors locaux concurrents de ceux du Challenge :

  • leurs visuels ne peuvent pas être exposés à proximité immédiate de la zone d’arrivée,
  • les sponsors du Challenge sont prioritaires,
  • seuls les visuels du média SudInfo et de l’équipementier TraKKs sont autorisés.

24. L’organisation des courses enfants relève entièrement de l’organisateur local.

25. Le règlement du coureur fait partie intégrante du présent règlement.

26. Les critères de qualité font également partie intégrante du règlement et doivent être respectés.

27. Une enquête de satisfaction sera envoyée aux participants après l’épreuve.

L’organisateur recevra la synthèse dans les jours suivants.

28. Chaque organisateur est responsable de la communication et de la promotion de son épreuve.

29. La cotisation annuelle s’élève à 50 € pour la saison 2026.

30. L’organisateur est responsable des inscriptions.

Il n’y a pas de préinscriptions pour les coureurs du jour.

31. L’organisation matérielle complète du jogging (départ, fléchage, sécurité, vestiaires, ravitaillements, bar, parking…) relève de l’organisateur.

L’ASBL HuyForTrail ne pourra en aucun cas être tenue responsable d’un accident, incident ou vol avant, pendant ou après la course.

32. Les comptes doivent être réglés dans la semaine suivant l’événement.

33. La récupération des dossards des coureurs du jour est assurée par l’organisateur local.

Un dossard détérioré ou non restitué sera facturé 4 € HTVA à l’organisateur.

34. L’organisateur s’engage à fournir :

  • les informations complètes sur sa course (minimum 1 mois avant l’épreuve),
  • des visuels de qualité pour la communication,
  • toutes les informations pratiques pour les coureurs avant la course (parking, accès, recommandations météo…).

35. En dehors des critères imposés, chaque organisation conserve ses spécificités.

CRITÈRES DE QUALITÉ

(Obligatoires pour entrer et rester dans le Challenge)

  • Disponibilité de l’organisateur avant le départ.
  • Ouverture du secrétariat 1 h avant le départ.
  • Identification claire du centre de course et des parkings.
  • Accueil chaleureux.
  • Secrétariat rapide et efficace.
  • Fléchage et signalisation impeccables.
  • Mesurage précis du parcours + communication préalable de la distance et du dénivelé.
  • Indications kilométriques fiables.
  • Ravitaillement sur la grande course + rafraîchissement à l’arrivée pour toutes les distances.
  • Boissons à prix démocratiques.
  • Vestiaires hommes/dames séparés.
  • Lieu d’après-course convivial.
  • Parcours attractif et praticable même par mauvais temps.
  • Sécurité optimale (signaleurs).
  • Esprit joggeur : courir pour le plaisir.
  • Organisation de tous les podiums, pour toutes les catégories, même avec récompenses symboliques.